Cómo hacer que Slack sea menos molesto y más productivo para trabajar

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Russel Handorf dice: Hay una voz que no le sorprenderá escuchar en sus pesadillas: el pincel claro de la aplicación de chat Slack en el lugar de trabajo.

Handorff, ingeniero de una empresa de tecnología con sede en San Francisco, dice que recibe al menos mil notificaciones al día a través de diferentes canales y espacios de trabajo de Slack. Está tan acostumbrado a recibir notificaciones de Slack que cuando llama a la aplicación Slack de su esposa desde casa, tiene una reacción profunda.

«Es como el sonido de la batería de un detector de humo», dice.

Pero Handorf admite que no ha investigado lo suficiente sobre cómo alternar la configuración de Slack.

Handorff no está solo. Durante la pandemia, más personas han confiado en los servicios de comunicación digital como Slack para colaborar y conectarse con sus colegas. Más de dos años después, se han convertido en herramientas comunes en el lugar de trabajo. Slack es una de las cuatro principales aplicaciones de colaboración en el lugar de trabajo, junto con aplicaciones de Microsoft, Google y Zoom, según datos de la firma de investigación IDC. Pero muchos usuarios de Slack se quejan de que las alertas constantes, provocadas por mensajes directos de comentarios en chats grupales para indicar su nombre, han creado una sensación de urgencia y tensión. Algunos dicen que esto conduce al ‘estrés de riesgo’ como trabajadores Intente monitorear las conversaciones a través de diferentes canales y grupos.

Pero las personas pueden encontrar algo de alivio con algunas modificaciones. Y si todo lo demás falla, los expertos en el lugar de trabajo dicen que los usuarios siempre pueden contar con una solución de baja tecnología: apague su dispositivo.

Estas son algunas de las formas en que los trabajadores pueden hacer que Slack sea menos desordenado.

Una de las formas más fáciles de realizar un seguimiento de las conversaciones es organizar su barra lateral, que aparece en el lado izquierdo de la pantalla y lo ayuda a navegar a través de canales, mensajes directos, menciones y temas.

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«Queremos que más personas estén en un lugar feliz», dijo Jaime DeLanghe, director sénior de gestión de productos de Slack. «Pero primero tenemos que asegurarnos de que no… se sientan presionados por compañeros de trabajo todo el día o tengan listas de canales inmanejables».

Puede ordenar los canales (haga clic en los tres puntos al lado de «Canales») alfabéticamente, por actividad reciente o prioridad, colocando los canales más utilizados en la parte superior de la lista. También puede hacer clic con el botón derecho en un canal específico y seleccionar «Ir a una nueva sección» para agrupar los canales relacionados. Por ejemplo, los usuarios pueden querer secciones separadas para canales relacionados con diversión, comunicaciones internas o proyectos de equipo.

Silenciar, pausar o ajustar las notificaciones

Silenciar canales y conversaciones, así como configurar horas de notificación, también puede ayudar a reducir el estrés.

Puede cambiar su configuración general de notificaciones en Preferencias. Alterne la configuración para que solo avise de mensajes directos o cuando se mencionen nombres o palabras clave específicos, o alternativamente elija no alertar en absoluto.

Puede establecer la misma configuración, excepto para seleccionar palabras clave, para canales individuales, que también se pueden silenciar. Los canales silenciados aparecerán debajo de aquellos que reciben algunas o todas las notificaciones. También permanecerá gris versus oscuro cuando haya nuevos mensajes.

Las horas de No molestar permiten a los usuarios especificar días y horas durante los cuales no desean recibir notificaciones. Durante ese tiempo, Slack mostrará una pequeña «z» cerca de los nombres de usuario para indicar a los demás que no están disponibles. Los usuarios también tienen la opción de «pausar notificaciones» o actualizar sus estados por períodos de tiempo específicos en cualquier momento.

Finalmente, puede cambiar el sonido del pincel a otras opciones, incluido un sonido «ding», «plink» o un sonido «hummus» en las preferencias de notificación. También puede configurar sonidos específicos para distinguir entre diferentes tipos de notificaciones.

Combinar aplicaciones para sincronizarlas

Slack ofrece una lista de aplicaciones que se pueden integrar en su servicio, como Zoom, Webex, software de marketing y ventas HubSpot, y calendarios de Google y Microsoft. Las integraciones pueden ayudar a los usuarios a administrar múltiples servicios y mantener a los compañeros de trabajo al tanto de lo que sucede.

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Puede iniciar una reunión de Zoom desde Slack o ver quién está en una llamada de Zoom en Slack antes de unirse. La integración de su calendario de trabajo en Slack actualizará automáticamente su estado para que aparezca cuando esté en reuniones programadas.

Los usuarios también pueden automatizar algunas tareas.

Los trabajadores que necesitan información específica regularmente pueden crear solicitudes o mensajes automatizados para educar a sus colegas sobre lo que se necesita. Por ejemplo, los profesionales de TI pueden querer saber cuál es el problema, su nivel de urgencia y otros detalles técnicos. En este caso, pueden crear un flujo de trabajo, representado por un rayo, para guiar a las personas a un formulario de solicitud de TI dentro de Slack.

“Si… las personas publican muchos comentarios… y nunca tienen toda la información correcta, eso crea mucha expectación”, dijo DeLanghe. «Con el generador de flujo de trabajo, puede convertirlo en un marco único».

Puede configurar mensajes personalizados que recibirán los colegas cuando se unan a un canal y configurar recordatorios diarios automatizados para reuniones periódicas.

Usa atajos para navegar más rápido

Slack proporciona varios métodos abreviados de teclado que pueden acelerar la navegación cuando te informa sobre diferentes espacios de trabajo y conversaciones.

Para moverse rápidamente entre conversaciones, escriba comando + K en Mac o control + K en Windows y escriba el nombre de la persona o el canal. Y puede cambiar entre espacios de trabajo con algunos atajos.

  • En una Mac, para ir a un espacio de trabajo anterior en una lista, presione comando + shift + [. On Windows, hit Control + shift + tab.
  • To go to the next workspace on a Mac, press command + shift + ]. Para Windows, presione control + tabulador.
  • Para ir a un espacio de trabajo específico en una Mac, presione Comando + números del uno al nueve, que se vincularán en el orden en que se enumeran los espacios de trabajo. Al escribir el primer número, se moverá al primer espacio de trabajo. Para hacer lo mismo en Windows, escriba control + número de área de trabajo.
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Comprueba cuánto tiempo pasas

Los trabajadores deben entender cómo usan su tecnología para obtener los mejores resultados, dicen los expertos que estudian el estrés en el lugar de trabajo y la tecnología.

Mindy Shoss, profesora asociada de psicología en la Universidad de Florida Central, recomienda revisar su tiempo en el transcurso de una o dos semanas para ver en qué está invirtiendo su tiempo. Ajuste si es necesario.

¿Cómo se usa Slack? Cuando llegan estos mensajes, ¿te dan un respiro, te ayudan o te causan dolor de estómago? Esto puede significar que necesita hacer un cambio», dijo.

Eso podría significar abordar los estándares del equipo, tal vez solo hay ciertos mensajes que son urgentes, o estar disponible solo en ciertos momentos, dijo Schuss. También dijo que los trabajadores deben ser conscientes cuando revisan Slack, si es lo último que miran antes de acostarse, y qué efecto tiene eso en los niveles de estrés. Ella dijo: Establezca reglas para usted mismo que lo ayudarán a administrar mejor su tecnología y su negocio.

Tenga en cuenta que también necesita tiempo para recuperarse y separarse del trabajo, algo que a algunos trabajadores les resulta más difícil en entornos de trabajo híbridos y remotos.

Los trabajadores que no se dan suficiente tiempo para desconectarse pueden experimentar algo llamado «estrés técnico», que en realidad puede hacerlos menos reactivos y productivos, dijo Adam Chatty, miembro visitante de la Escuela de Salud Pública TH Chan de Harvard. Para evitar esto, sugiere establecer períodos de tiempo para la separación completa del lugar de trabajo y las tecnologías de trabajo. Tómese el tiempo para relajarse, lo que puede aumentar su energía.

“Si siempre estuviéramos en contacto, nos pondríamos muy nerviosos”, dijo. Los trabajadores deben hacer un esfuerzo para «dejar de trabajar y relajarse».

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