Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento sin parecer pasivo-agresivo

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Es probable que te ignoren por correo electrónico al menos una vez en tu carrera y, cuando lo haces, puede resultar difícil saber cómo hacer un seguimiento con alguien.

¿En qué momento la perseverancia se vuelve molesta? ¿Cómo animas a la otra persona a responder sin parecer desesperada o, peor aún, pasivo-agresiva?

La próxima vez que tenga dificultades para esperar una respuesta de su jefe o colega inquieto, el terapeuta laboral Brandon Smith dice que hay dos enfoques que puede adoptar:

Cuando alguien no responde, siempre hay que asumir una intención positiva, dice Smith. Podrían sentirse abrumados con algo en su vida personal, podrían ser asignados a otro proyecto urgente o tal vez su correo electrónico haya entrado en su carpeta de correo no deseado.

Aquí hay un correo electrónico de muestra que puede enviar:

Ey [insert name here],

Sé que tienes mucho que hacer, pero todavía estoy esperando tu orientación al respecto. [insert issue here]. ¿Cuándo sería un buen momento en los próximos días para comunicarnos sobre esto? No pasará mucho tiempo. Gracias de nuevo.

atentamente,

[insert your name here]

Este enfoque es eficaz porque «estás poniendo la pelota en su tejado y permitiéndoles fijar la fecha límite», explica Smith. «Ahora tienes una razón para hacer un seguimiento y responsabilizarlos por esa pregunta».

Si está trabajando con un plazo más ajustado, o si alguien es habitualmente asustadizo, establezca un plazo y solicite una respuesta al menos dos días antes de la fecha límite real.

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Smith sugiere el siguiente texto: “Sé que estás muy ocupado y odio hacerte esto, pero tengo una fecha límite. [insert earlier deadline here] Y realmente necesito tu ayuda. Cuando tengas un minuto, ¿podemos comunicarnos sobre esto?»

También es posible que te engañen porque la bandeja de entrada de la otra persona está fuera de control. En este caso, Smith dice que hacer un seguimiento con una llamada o un mensaje de voz es un plan de respaldo «infalible».

«Las llamadas telefónicas son más personales, por lo que es más fácil crear una conexión emocional más fuerte con la persona y aceptar lo que tiene que decir», afirma.

En su correo de voz, o cuando contestan el teléfono, Smith sugiere comenzar con una súplica emocional: «Oye, realmente necesito tu ayuda. Sé que estás ocupado, pero esta fecha límite se acerca rápidamente y tu opinión sería de gran ayuda». [task/project/assignment.]»

Si falta una hora para la fecha límite y todo lo que recibe es silencio de radio por parte de su colega, es hora de comunicarse con su gerente.

“Explíqueles la situación en un tono tranquilo y diplomático y pídales consejo”, dice Smith. «Se podría decir, para ser completamente honesto, que terminé la mayor parte del trabajo, pero no puedo lograr que esta persona me responda después de hacer un seguimiento varias veces. Podría hacer todo lo posible para que este proyecto se complete mundo”, dijo Finish Line, “pero esto fue un gran obstáculo. ¿Cómo quieres que continúe?»

Si su jefe es la persona vulnerable, llámelo o confróntelo en persona, dice Smith. Sea específico sobre lo que necesita de ellos y cuándo lo necesita.

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Por ejemplo: «¿Tuviste la oportunidad de revisar el correo electrónico que te envié? Necesitaría [insert ask here] por [insert date/time here] Para cumplir con el plazo de este proyecto, si es posible”.

Si no responden, Smith dice que es posible que deba trasladar el problema a su gerente o a otro superior.

«Como me dijo uno de mis profesores hace años, creemos que estamos trabajando con adultos, pero no es así: en su mayoría son niños atrapados en cuerpos de adultos», dice Smith. «Cuando tienes estas conversaciones y le pides a alguien que sea responsable de su trabajo, invitas a la otra persona a crecer».

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